Privacy verklaring

Privacy verklaring KOPPsupport

versie april 2024

In deze privacyverklaring vind je informatie over hoe wij omgaan met (persoons)gegevens die je via deze website (www.koppsupport.nl) aan ons verstrekt (hierna: “de Website”). Je persoonsgegevens worden verwerkt door het Trimbos-instituut, gevestigd aan de Da Costakade 45 (3521 VS) in Utrecht, telefoonnummer 030 297 1100 (hierna: “Trimbos”).

Als je gegevens achterlaat op de Website worden deze verwerkt door Trimbos. Als je je aanmeldt voor begeleiding per e-mail of voor de online cursus, worden je gegevens verstrekt aan een hulpverlener die werkzaam is bij een van de hieronder genoemde instellingen voor geestelijke gezondheidszorg. Dit zijn:

Stichting Dimence Groep, gevestigd aan de Nico Bolkesteinlaan 1 (7416 SB) in Deventer
Mondriaan, gevestigd aan de J.F. Kennedylaan 301 (6419 XZ) in Heerlen
Vincent van Gogh, gevestigd aan de Stationsweg 46 (5803 AC) in Venray

De hierboven onder 1 t/m 3 genoemde instellingen (hierna: de “GGZ-Instellingen”) zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij zelf verwerken bij het uitvoeren van begeleiding per e-mail of de online cursus door een hulpverlener. De GGZ-Instellingen hebben onderling geregeld dat Trimbos zal optreden als contactpunt voor betrokkenen, en dat de Functionaris voor Gegevensbescherming van Trimbos als aanspreek punt geldt voor verwerkingen van persoonsgegevens op de Website, en bij het uitvoeren van begeleiding per e-mail en de online cursus.

Contactpersoon
Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over de wijze waarop wordt omgegaan met je persoonsgegevens of als je gebruik wilt maken van je rechten op grond van de AVG (die onder punt 6 zijn beschreven), kun je contact opnemen met het KOPPsupport-team van het Trimbos-instituut via koppsupport@trimbos.nl.

Klacht indienen
Als je een klacht wil indienen over het gebruik van je persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Trimbos, via fg@trimbos.nl. De Functionaris voor Gegevensbescherming is onafhankelijk en houdt voor Trimbos toezicht op de naleving van de AVG. Als je klacht ziet op de verwerking door één van de GGZ-Instellingen, zal de Functionaris Gegevensbescherming van Trimbos je klacht doorsturen naar de Functionaris Gegevensbescherming van de betreffende GGZ-Instelling. Als je niet tevreden bent over hoe Trimbos je klacht afhandelt of als je je klacht liever niet bij Trimbos indient, kun je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring bevat de volgende informatie:

Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en waarvoor?
Op welke grond worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
Verzamelen wij gegevens over kinderen jonger dan 18 jaar?
Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Met wie delen wij jouw gegevens?
Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Wat zijn jouw rechten?
Cookies?
Wijzigingen

1. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en waarvoor?
Via de Website kun je persoonsgegevens achterlaten om (1) jezelf aan te melden voor begeleiding per mail (2) jezelf aan te melden voor de online cursus “KOPPsupport”, of (3) een klacht/vraag in te dienen. Hieronder is per categorie beschreven welke gegevens wij over jou verzamelen, en voor welk doel.

Mail een deskundige
Je kunt je aanmelden voor begeleiding per mail door het formulier op de Website in te vullen. Wij vragen je daarbij om de volgende gegevens:

Je voornaam
Je leeftijd
Je geslacht
Je e-mail adres
Zijn psychische problemen door je thuissituatie een reden waarom je anonieme hulp zoekt?
Je vraag
Je antwoorden op de optionele evaluatievragenlijst (leeftijd, geslacht, geboorteland ouders, opleidingsniveau)

We gebruiken deze gegevens om via het emailservice systeem je vraag te beantwoorden en je te ondersteunen in het omgaan met je klachten. Wij vragen je om de bovenstaande gegevens in te vullen zodat wij een gerichter antwoord op je vraag kunnen geven.

Daarnaast bewaren wij andere informatie die je aan ons geeft tijdens het mailcontact. Dit is nodig voor jouw deelname aan de begeleiding per e-mail. Wij gebruiken deze gegevens om jou verder te kunnen helpen.

Na afloop van het emailcontact vragen we je om een evaluatievragenlijst in te vullen. Het invullen van de vragenlijst is optioneel. We gebruiken deze gegevens voor de verbetering van de service. Jouw gegevens worden niet gedeeld met derden.

Online cursus
Als je je aanmeldt voor de online cursus vragen we je om een aantal vragenlijsten in te vullen. Wij verwerken jouw gegevens dan om te beoordelen of de cursus iets voor jou is. Als je wordt toegelaten voor de cursus, gebruiken wij de gegevens die je achterlaat om de cursus zo goed mogelijk op jou te kunnen afstemmen. Als uit de vragenlijsten blijkt dat de cursus niet iets voor jou is, nemen we contact met je op om te kijken of en hoe we je op een andere manier verder kunnen helpen. De gegevens waar we je bij aanmelding naar vragen zijn:

Je naam (mag een zelf verzonnen naam zijn)
Je leeftijd
Je woonplaats
Je telefoonnummer
Je emailadres
Je geslacht
Je antwoorden op een vragenlijst over je thuissituatie en de reden waarom je mee wil doen met deze cursus

Daarnaast slaan we alle gegevens op die je in de online cursus achterlaat, waaronder jouw chatsessies met GGZ-professionals. Wij slaan deze gegevens op om je zo goed en gericht mogelijk hulp te kunnen bieden door een begeleider van een van de zorginstellingen.

Wij gebruiken daarnaast statistische gegevens over het gebruik van de online cursus voor onderzoeksdoeleinden en om het effect van de cursus te onderzoek en verbeteren. Wij koppelen de statistische gegevens geheel los van tot jou herleidbare gegevens en slaan deze op een aparte server op. De gegevens die wij voor onderzoeksdoeleinden gebruiken zijn niet meer herleidbaar tot de gebruiker en zijn dan ook geen persoonsgegevens.

Klacht/vraag
Als je onverhoopt ontevreden bent over onze hulpverlening of een vraag hebt over de Website, dan kun je via de Website jouw klacht/vraag indienen. We vragen je dan om het online formulier in te vullen. De gegevens die je daar achterlaat gebruiken wij enkel voor het afhandelen van je klacht/vraag.

2. Op welke grond worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
De grondslag voor het verwerken van jouw persoonsgegevens is jouw (uitdrukkelijke) toestemming. Je kunt deze toestemming ook weer intrekken, door een e-mail te sturen naar koppsupport@trimbos.nl. Wij verwijderen dan tot jou herleidbare gegevens binnen vier weken uit ons bestand. Als je je toestemming intrekt kan je helaas geen gebruik meer maken van de online cursus of e-mail begeleiding. Het gebruik van de persoonsgegevens tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.

3. Verzamelen wij gegevens over kinderen jonger dan 16 jaar?
Ja. KOPPsupport is gericht op jongeren tussen de 16 en 25 jaar. Soms komt het voor dat kinderen onder de 16 gebruik willen maken van KOPPsupport. Als je onder de 16 bent en de hulpverlener die jouw aanmelding ontvangt denkt dat jij baat kan hebben bij de online cursus, kunnen we besluiten je toe te laten. Dit geldt ook voor de begeleiding per e-mail. Dat betekent dat wij soms persoonsgegevens verwerken van kinderen onder de 16 jaar. Omdat wij het belangrijk vinden dat kinderen anoniem om hulp kunnen vragen, verplichten wij ze niet om toestemming van hun ouders of verzorgers te vragen. Op grond van overweging 38 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is dit bij preventieve diensten en adviesdiensten ook niet nodig. Wij adviseren jongeren wel om – als de situatie dat toelaat – hun ouders of verzorgers op de hoogte te stellen dat zij meedoen aan KOPPsupport.

4. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren de persoonsgegevens die je achterlaat bij de online cursus en bij de e-mail begeleiding maximaal 2 jaar.

Persoonsgegevens die je achterlaat bij het indienen van een klacht of vraag via het contactformulier, bewaren wij ook maximaal 2 jaar.

Als het nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of de afwikkeling van een gerechtelijke procedure kunnen we de daarvoor benodigde persoonsgegevens langer bewaren.

5. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij maken gebruik van de diensten van een aantal ICT-leveranciers voor de diverse gegevensverwerkingen. Wij hebben met deze leveranciers een (sub)verwerkersovereenkomst, zodat ook zij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan, als je deze deelt.

De online groepscursus wordt beschikbaar gesteld met ondersteuning van diverse leveranciers: Innovation Kite en Prolocation.
De individuele begeleiding per e-mail vindt plaats via een platform (e-mailservice) waar jouw gegevens door deze professional kunnen worden ingezien. IPPO faciliteert dit platform.
Een eventuele klacht of vraag die je indient via het online formulier op de Website wordt opgeslagen in de cloudomgeving van het Trimbos-instituut. Microsoft faciliteert deze cloudomgeving^[1].

De professional die jou begeleidt heeft toegang tot jouw persoonsgegevens. Hij of zij heeft een geheimhoudingsplicht en geeft niet door aan derden wat je in de online cursus of e-mail begeleiding bespreekt. De enige uitzondering hierop is dat de GGZ-professional zijn of haar geheimhoudingsplicht kan doorbreken als er sprake is van een meldplicht of meldrecht of als hij of zij van mening is dat het noodzakelijk is derden informatie te verschaffen om gevaar af te wenden. Dit gebeurt alleen in zéér uitzonderlijke gevallen en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Als je deelneemt aan de online groepscursus, kunnen de andere deelnemers in jouw groep ook zien wat je zelf deelt. Ook de functioneel beheerder van KOPPsupport zal soms in jouw dossier moeten kijken; de functioneel beheerder gebruikt jouw gegevens alleen maar om de diensten te coördineren en om te voldoen aan verzoeken tot het uitoefenen van de rechten die een deelnemer op grond van de AVG heeft (zoals beschreven onder 6 hieronder). De functioneel beheerder behandelt jouw gegevens met dezelfde vertrouwelijkheid als de hulpverlener.

Als je deelneemt aan het MARIO onderzoek van het Erasmus MC en je via het MARIO platform (https://mariointerventiestudie.nl/admin.php) deelneemt aan de online cursus van KOPPsupport, dan delen we gegevens over jouw deelname met de onderzoekers van het Erasmus MC. Je hebt hiervoor toestemming gegeven bij het Erasmus MC met het ondertekenen van het toestemmingsformulier van het MARIO onderzoek. Wij delen de gegevens over jouw deelname zodat het Erasmus MC onderzoek kan doen naar de effectiviteit van de interventies die je via het MARIO platform kunt volgen. De volgende gegevens worden gedeeld: wanneer het aanmeldformulier is afgerond, wanneer de aanmelding is goedgekeurd, wanneer je in de groep geplaatst wordt, wanneer je bij KOPPsupport inlogt en uitlogt, wanneer je start en stopt met het deelnemen aan een actieve chatsessie en wanneer je iets in de chat typt. Bij al deze acties worden alleen de datum en het tijdstip van de betreffende actie samen met jouw MARIO-ID met de onderzoekers van het Erasmus MC gedeeld. Er wordt geen inhoudelijke informatie gedeeld. De onderzoekers van het Erasmus MC krijgen dus niet te zien wát je in het aanmeldformulier invult of in de chat deelt. De gegevens worden beveiligd verstuurd. Alleen de betrokken onderzoekers van het Erasmus MC hebben toegang tot de sleutel om deze gegevens aan de bij hen aanwezige contact- en onderzoeksgegevens van jou te koppelen. Deze sleutel wordt niet aan derden verstrekt. Heb je nog vragen, bijvoorbeeld over wat het Erasmus MC doet met jouw gegevens? Of wil je je toestemming intrekken hiervoor? Dan verwijzen we je naar de informatiebrief die het Erasmus MC hierover heeft gegeven bij de start van jouw deelname aan het MARIO onderzoek.

Voor de duidelijkheid: ben je geen onderzoeksdeelnemer van het MARIO onderzoek dan delen wij geen gegevens met het Erasmus MC.

We verstrekken je gegevens verder niet aan derden.

6. Hoe beveiligen we jouw gegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Zo slaan we de gegevens in een beveiligde omgeving op en hebben alleen de hulpverlener die jouw dossier behandelt en de functioneel beheerder toegang tot jouw gegevens. Zoals onder punt 5 te lezen heeft ook onze ICT-dienstverleners passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen.

7. Wat zijn jouw rechten?
Je hebt altijd recht om je toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens weer in te trekken. Het gebruik van de persoonsgegevens tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.

Daarnaast heb je het recht:

op inzage in je persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
In bepaalde gevallen: om bezwaar te maken tegen de verwerking of het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens.
In bepaalde gevallen: om je persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Je kan je rechten uitoefenen door per e-mail contact op te nemen met de hierboven genoemde contactpersoon.

Houd er bij verwijdering van je persoonsgegevens of de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens wel rekening mee dat daarna de Website of onderdelen daarvan niet of niet in zijn geheel meer kan worden gebruikt.

8. Cookies?
Ja, wij gebruiken cookies om twee redenen. Wij meten hoe onze Website wordt gebruikt en hoe we de Website kunnen verbeteren (analytische cookies). Dat doen wij met Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (Google). Google Analytics maakt gebruik van cookies (bestandjes die op je computer worden geplaatst) om te analyseren hoe gebruikers de Website gebruiken. Daarnaast gebruiken we functionele cookies om de Website te kunnen laten functioneren.

9. Wijzigingen
We ontwikkelen onze diensten steeds. Wij behouden ons daarom het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen en plaatsen eventuele gewijzigde versies op de Website. We plaatsen een opvallende melding op onze Website om je te informeren indien de privacyverklaring is gewijzigd en geven bovenaan de privacyverklaring aan wanneer deze de laatste keer is bijgewerkt. We raden je aan om de nieuwste versie regelmatig te raadplegen en indien je contact met ons op wil nemen te bekijken of de contactgegevens nog up-to-date zijn. De nieuwe privacyverklaring geldt direct na plaatsing.

[1] Dit is een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte (EER), uit de Verenigde Staten (VS). Met partijen buiten de EER werken we alleen samen als ze voldoende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Op dit moment heeft de VS een soort keurmerk gekregen van de Europese Commissie: een “adequaatheidsbesluit”. Dit besluit is hier te vinden: Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework | European Commission (europa.eu).

Wij houden in de gaten of dit besluit nog steeds van toepassing is en of het nog veilig is om met deze leverancier samen te werken. Daarnaast nemen wij soms extra maatregelen voor de bescherming van uw privacy. Bijvoorbeeld encryptie of pseudonimisering. Hierdoor zijn gegevens niet meer eenvoudig naar u te herleiden.